Матрица Эйзенхауэра представляет собой эффективный способ планирования на небольшой срок, например, на день или несколько дней. Многие из нас не успевают осуществлять всё запланированное только лишь потому, что не умеют правильно расставлять приоритеты. Конечно, можно составить список дел, но сделать их все удаётся немногим.
Бывает так, что мелкие проблемы решаются, а крупные и по-настоящему важные откладываются на потом. В итоге задачи скапливаются и нарастают, как снежный ком. Но 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал уникальный метод, который позволяет рационально использовать время и решать проблемы по мере их поступления, а также расставлять приоритеты и делить все проблемы с учётом их важности.
Как использовать эту матрицу?
Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь - и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Встреча с одноклассниками, родителями, обед с партнером и другие не запланированные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого вы можете что-то делегировать, сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — найти что-то в Интернете, долистать журнал, созвониться с подругой.
Основной секрет использования матрицы заключается в том, чтобы первое поле оставалось пустым. Если вы будете правильно расставлять приоритеты и выполнять все задачи вовремя, то срочных и важных просто не останется.
Использовать матрицу приоритетов можно в самых разных сферах жизни. Вот несколько примеров:
- Работа. Такой план позволит успеть выполнить все важные задания;
- Обучение. Матрица поможет подготовиться к экзаменам, выполнить домашнее задание и ничего не забыть;
- Быт. Чтобы домашние дела не накапливались, расставьте приоритеты;
- Планирование бюджета, покупки. Вместо дел в матрицу можно вписывать то, что требуется купить. Это позволит приобретать всё самое важное и экономить;
- Уход за ребёнком, воспитание. Многие молодые мамочки в силу своей неопытности не справляются со своими обязанностями, связанными с воспитанием и уходом за чадом. Матрица будет помогать делать всё вовремя.
Полезные советы
- Желательно составлять матрицу на каждый день. При этом невыполненные дела могут переноситься в новую, а их значимость при этом может меняться. То есть то, что ещё вчера было несрочным, сегодня может стать очень срочным.
- Желательно расположить матрицу Эйзенхауэра на видном месте или всегда носить с собой.
- Важно научиться правильно расставлять приоритеты. Чтобы оценить срочность и важность какой-либо задачи, представьте, что будет, если в ближайшее время вы её не выполните. Как это отразится на дальнейших планах и достижении целей? Повлияет ли это на вашу жизнь?
- Чтобы работать с матрицей было удобно, задачи в каждом квадранте следует расположить по степени важности и срочности, пронумеровав их.
- Желательно сосредотачиваться на задачах из второго поля (важно, но не срочно). Именно их Эйзенхауэр считал наиболее важными и первоочередными, так как своевременное их выполнение поможет избежать важных и срочных дел.
- Если есть возможность некоторые срочные дела делегировать (то есть поручить кому-то), то сделайте это.
