По подсчетам экспертов, 80% всех задач решаются за 20% рабочего времени. Если Вы научитесь правильно распоряжаться им при помощи систем рабочего планирования и некоторых психологических приемов, вы значительно повысите свою производительность и заставите время работать на вас.
Подготовка
Если Вы поняли, что пора менять свое положение на работе, решили взобраться по карьерной лестнице на самые верха или просто хотите улучшить показатели своей эффективности - меняйте свои привычки! Начните с самого утра и откажитесь от всего, что «пожирает» Ваше рабочее время. 1. Придя на работу, посвятите несколько минут краткой планерке. Составьте список дел, расставьте приоритеты и еще раз проверьте все ли Вы учли. Исследователи установили, что 10-минутная подготовка к рабочему дню с утра позволяет экономить до двух часов рабочего времени.
2. Включайтесь в работу сразу. Утренний кофе, разговоры с коллегами, социальные сети и другие нерабочие дела настраивают на несобранный лад.
3. Начните день с выполнения первоочередных, самых важных задач. Отложите на потом то, что может потерпеть. В тайм-менеджменте есть выражение «съесть лягушку». «Лягушка» - это противное дело, к которому никак не хочется приступать. Думая о нем, мы нервничаем, пытаемся настроить себя, размышляем о том, как нам не хочется его делать. В конечном итоге мы просто откладываем его на потом и продолжаем корить себя за лень и несобранность. Чтобы одолеть такое дело, нужно «съесть лягушку» прямо с утра – без долгих раздумий выполнить самую сложную задачу, облегченно вздохнуть, зная, что все уже позади.
4. На Вашем столе должен быть порядок. Уберите все отвлекающие вещи и документы, которые не касаются задач на день.
5. Доводите до конца то, что начали и не отвлекайтесь от дел. Даже если дело совсем небольшое. Нерешенные задачи имеют свойство накапливаться.
6. Группируйте небольшие похожие задачи и выполняйте их «оптом». Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки занимают больше времени, чем один блок в 60 минут, так как вы шесть раз производите соответствующую подготовку к одному и тому же заданию.
Как составлять план
Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от подготовки к совещанию до рассылки по электронной почте. Помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или немного лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать заказы, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было и удобно, и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж.
Составлять план задач на день можно в обычном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не упустить ни одного дела, требующего Вашего внимания.
После того, как план дел составлен необходимо заняться расстановкой приоритетов. К каждой задаче проставляйте значки или цифры — на Ваше усмотрение, которые будут выделять первоочередное, важное и то, что может подождать. Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и прочее), должно иметь первостепенную важность.
Корнеева Анна, специально для Владдети.ру
